Сегодня мы рассмотрим, зачем же нужно организовывать проекты по автоматизации делопроизводства.
Во-первых, защита от потери и несанкционированного доступа к документам. Современные системы организуют специальное электронное хранилище. Для него настраивается доступ для каждого пользователя. Часть пользователей, к примеру, какую-то информацию вообще не увидят, не говоря уже о том, чтобы ее физически удалить.
Во-вторых, повышение исполнительской дисциплины сотрудников. Мы можем создавать задачи для конкретных пользователей, а затем контролировать их выполнение и заодно оценивать временные трудозатраты.
В-третьих, быстрый поиск конкретных либо группы документов (причем как электронных так и бумажных). В системы обычно встроены различные механизмы поиска: полнотекстовый, поиск по каким-либо реквизитам, поиск по штрихкодам. А также, ничто не запрещает хранить в системе информацию о точном месте хранения бумажного экземпляра документа. Взглянул и понял, где искать.
В-четвертых, значительное сокращение времени на подготовку, проверку и исполнение документов внутри организации. Это легко достигается за счет заранее настроенных процессов их обработки.
В-пятых, повышение качества внутренней документации и появление стандартизации. Осуществить данную затею нам помогут готовые шаблоны документов.
В-шестых, хоть это немного и непривычно, экономия бумаги и на затратах на поддержку оборудования печати.
Итак, чтобы получить максимальных эффект от автоматизации делопроизводства на предприятии, необходимо уделить каждому пункту повышенное внимание.
